Organismes de formation
Remplissez vos sessions sans perdre de prospects en route.
Pour les centres de formation, CFA privés et organismes spécialisés, l'agent vocal MENTIS répond aux appels entrants, rappelle les prospects après formulaire, qualifie les projets, relance les dossiers incomplets et confirme les rendez-vous.
Chaque prospect non rappelé, c'est une session qui risque de ne pas se remplir. Chaque dossier incomplet, c'est un apprenant qui pourrait abandonner avant d'avoir commencé.
Prospect — BTS Commerce
Formulaire web — Demande brochure + dates
Dossier incomplet
Candidat Martin — Justificatif manquant
RDV téléphonique confirmé
Mme Bernard — Jeudi 11h
Dossier complet validé
Session septembre — 18 inscrits / 24 places
Session quasi pleine
Formation Développeur Web — 2 places restantes
Les centres de formation font face à des défis de suivi très spécifiques
La demande de formation est forte. Mais entre la gestion des appels, le traitement des formulaires, la relance des prospects, la vérification des pièces et le suivi des inscriptions, les équipes passent un temps considérable sur des tâches qui pourraient être automatisées.
Appels et formulaires sans réponse rapide
Un prospect qui appelle ou remplit un formulaire attend une réponse. Sans rappel rapide, il se tourne vers un autre centre de formation.
Dossiers incomplets qui traînent
Les inscriptions sont bloquées par des pièces manquantes et personne n'a le temps de relancer chaque candidat individuellement.
Prospects non qualifiés
Sans qualification rapide, vous passez du temps sur des demandes qui ne correspondent pas à vos formations.
Rendez-vous non confirmés
Les créneaux de rendez-vous sont proposés mais les absences et les non-réponses restent difficiles à gérer au quotidien.
Visibilité limitée sur le pipeline
Difficile de savoir combien de demandes sont en cours, combien de dossiers sont incomplets et quelles sessions risquent de ne pas se remplir.
Équipe saturée par les tâches répétitives
Vos conseillers passent plus de temps à relancer et à courir après les pièces qu'à accompagner les futurs apprenants.
Ce que votre agent vocal IA peut faire pour votre centre de formation
Un prospect appelle pour une formation
L'agent vocal répond, présente les formations disponibles, qualifie le profil et propose un rendez-vous ou l'envoi d'une documentation.
Un formulaire est soumis sur votre site
L'agent vocal rappelle le prospect selon le scénario défini, qualifie sa demande et crée une fiche dans votre outil de suivi.
Un dossier d'inscription est incomplet
L'agent vocal appelle le candidat pour lui indiquer précisément les pièces manquantes et le guider pour finaliser son dossier.
Un rendez-vous doit être confirmé
L'agent vocal appelle pour confirmer le rendez-vous, rappelle la veille et peut reprogrammer si le candidat se désiste.
Une session approche et il reste des places
L'agent vocal identifie les prospects qualifiés non inscrits et les appelle pour proposer une inscription de dernière minute.
Un candidat demande des informations complémentaires
L'agent vocal répond aux questions fréquentes, transmet les documents demandés et propose un contact humain si nécessaire.
Comment l'agent vocal MENTIS accompagne votre équipe
L'agent vocal ne remplace pas vos conseillers. Il prend le relais au téléphone pour qualifier, relancer et transmettre, afin que votre équipe se concentre sur l'accompagnement humain des apprenants.
Un prospect appelle ou remplit un formulaire
L'agent vocal prend l'appel ou le rappelle selon le scénario défini après un formulaire.
L'agent vocal qualifie
Il pose les bonnes questions : formation recherchée, niveau, financement, disponibilités.
Il structure la demande
Projet, budget, délai, pièces nécessaires. Tout est organisé pour votre conseiller.
Il propose la suite
Rendez-vous, envoi de documentation, ou transmission à un conseiller si la demande est complexe.
Votre équipe reçoit une synthèse
Tout est transmis dans votre CRM, tableau de suivi ou boîte mail. Actionnable immédiatement.
Le parcours d'un prospect avec MENTIS
Voici comment l'agent vocal MENTIS transforme le suivi d'un simple formulaire de contact en inscription validée, sans que votre équipe ait à courir après chaque étape.
Mme Dubois découvre votre formation sur votre site
Elle remplit le formulaire de contact pour recevoir la brochure et les dates des prochaines sessions.
L'agent vocal appelle dans le délai prévu
Il appelle Mme Dubois, envoie la brochure, propose 3 créneaux de rendez-vous et crée une fiche dans votre tableau de suivi.
Mme Dubois choisit un créneau
L'agent vocal confirme le rendez-vous par téléphone et envoie un récapitulatif avec le lien de visio.
Le rendez-vous a lieu
Votre conseillère dispose déjà d'une fiche complète : profil, besoins, questions posées. L'échange est fluide et productif.
Mme Dubois s'inscrit
Elle envoie son dossier. L'agent vocal détecte le justificatif manquant et l'appelle pour lui indiquer précisément la pièce à fournir.
Dossier complet, inscription validée
L'agent vocal confirme la validation, envoie la convocation et met à jour le taux de remplissage de la session.
Ce que votre équipe gagne avec un agent IA MENTIS
L'objectif n'est pas de remplacer vos conseillers, mais de leur redonner du temps pour l'essentiel : accompagner les apprenants.
Réponse rapide
Chaque appel ou formulaire reçoit une réponse selon le scénario défini, même en dehors des heures de bureau.
Zéro dossier oublié
Les relances de pièces manquantes sont systématiques. Aucun candidat ne reste bloqué faute de suivi.
Des synthèses claires
Après chaque appel, votre conseiller reçoit une fiche exploitable avec les informations clés et l'action à prévoir.
Plus de temps humain
Vos équipes passent moins de temps au téléphone pour les tâches répétitives et plus sur l'accompagnement.
- Vos conseillers se concentrent sur les échanges à valeur ajoutée
- Les prospects reçoivent une réponse rapide, même en dehors des heures de bureau
- Aucun dossier ne reste bloqué par manque de relance
- Le taux de remplissage des sessions est suivi automatiquement après la demande
- L'équipe reçoit des synthèses claires, pas des centaines d'emails éparpillés
Questions fréquentes — Organismes de formation
Vos questions sur l'intégration d'un agent IA MENTIS dans votre centre de formation.
Et si chaque formulaire de contact devenait une inscription en moins d'une semaine ?
En 30 minutes, nous identifions les étapes de votre processus de recrutement qui peuvent être automatisées pour vous faire gagner du temps et remplir vos sessions.
Diagnostic sans engagement. Une feuille de route concrète pour identifier les appels et relances que votre agent vocal peut prendre en charge.
Demander un diagnostic vocal IA
Décrivez-nous vos enjeux d'appels et de relances. Nous vous proposerons des pistes d'automatisation concrètes.